Jadipunya.id – Menurut PMI, project management adalah penerapan pengetahuan, keterampilan, alat dan teknik tertentu pada pelaksanaan aktivitas untuk mencapai tujuan proyek yang diinginkan.

Misalnya dalam digital marketing, kemampuan project management sangat dibutuhkan. Banyak proyek digital marketing yang melibatkan banyak pihak atau kontributor.

Ambil contoh ketika perusahaan berencana membuat website. Maka siapa yang ditunjuk sebagai project manager harus  bekerja sama dengan web developer sambil mengakomodir kebutuhan dan keinginan dari top management.

Atau jika menggunakan jasa vendor, maka penanggung jawab atau PIC di vendor harus bisa bekerja sama dengan PIC di klien. Agar kerja sama itu lancar dan proyek selesai seperti yang diharapkan, kemampuan project management lah yang berperan.

Tanpa kemampuan project management, semua target yang telah direncanakan bisa berantakan. Timeline yang molor, koordinasi dan hubungan antar divisi atau vendor yang renggang, hingga anggaran yang boncos.

Proses dalam project management meliputi persiapan (initiate), perencanaan (planning), pelaksanaan (executing), pengawasan dan pengendalian (monitoring and controlling), kemudian akhir proyek (closure).

Orang yang melakukan proses tersebut disebut project manager atau biasa disingkat PM.

Kebanyakan orang melihat sosok yang berperan sebagai PM sebagai orang yang sangat terorganisir dan pandai menyelesaikan sesuatu. Itu dilakukan PM dengan bantuan seperangkat keterampilan dan pengetahuan.

Lantas, skill atau keterampilan apa yang harus dikuasai agar bisa memiliki kemampuan project management yang baik?

Project Management Skills

Di bawah ini adalah 5 skill atau keterampilan yang sebaiknya dimengerti oleh seorang PM.

1. Keterampilan Teknis (Technical Skills)

Seorang PM harus memahami item-item apa saja yang masuk ke dalam tiap tahapan proyek.

Misal, seorang PM ditugaskan untuk membuat website untuk sebuah dealer mobil. Tujuannya agar konsumen bisa mengenal produk dan menghubungi pihak dealer melalui website.

Maka seorang PM harus tahu website seperti apa yang cocok untuk tujuan itu. Secara otomatis, ia juga harus menyiapkan materi terkait produk, dan fitur komunikasi apa yang bisa dimasukkan dalam website.

Pengetahuan tentang proses pembuatan website yang “dipadukan” dengan requirement yang diinginkan oleh stakeholders, bujet, dan waktu yang tersedia inilah yang disebut sebagai keterampilan teknis.

2. Pengetahuan Bisnis (Business Expertise)

Project manager perlu memahami bisnis yang dijalankan oleh organisasi: apa saja yang dilakukan, dan apa saja yang penting.

Dalam proyek pembuatan website untuk dealer mobil, misalnya, PM harus tahu pola konsumen ketika mencari mobil. Setidaknya dalam website harus ada laman produk tentang spesifikasi mobil, laman untuk daftar test drive, dan laman kontak lokasi serta kontak dari petugas penjualan.

3. Pemecahan Masalah (Problem-solving)

Proyek biasanya tidak pernah berjalan sesuai rencana. Tugas PM adalah memastikan proyek sesuai dengan jadwal dan anggaran yang direncanakan sambil mengatasi masalah yang muncul. Untuk setiap masalah yang muncul, upayakan penyelesaian yang terstruktur dan proaktif.

Dalam kasus website dealer mobil, bisa saja muncul masalah untuk mendapatkan materi produk. Misalkan diputuskan untuk menambahkan fitur gambar 360 pada website. Masalah muncul ketika perusahaan ternyata tidak memiliki gambar yang diinginkan. Padahal, bujet tidak mencukupi untuk melakukan sesi pemotretan. Maka, salah satu solusi yang bisa dilakukan adalah berkomunikasi dengan agen pemegang merek untuk meminta gambar tersebut.

4. Keterampilan Interpersonal (Interpersonal Skill)

Proyek biasanya melibatkan banyak orang, bahkan seringkali dari bagian atau divisi yang berbeda. PM lah pemimpin dari kelompok ini. Jadi, PM bertanggung jawab untuk membantu semua orang bekerja sebagai sebuah tim.

Dalam contoh pembuatan website di atas, setidaknya ada tiga pihak yang harus dikoordinasikan oleh PM: top management, vendor, dan agen pemegang merek. Mengenal karakter setiap pihak dan tahu bagaimana pola komunikasi yang tepat akan memudahkan dalam proses komunikasi.

5. Kepemimpinan (Leadership)

Sebagai pemimpin, PM bisa menginspirasi dan membantu anggota kelompok untuk melakukan hal yang benar. Buat mereka bertanggung jawab dan motivasi mereka untuk memberikan yang berbaik.

Baca Juga: Belajar Project Management? Ini 60 Istilah yang Perlu Kamu Tahu

***

Itulah beberapa keterampilan project management yang bisa dikembangkan. Ingat, proses pembelajaran itu berkelanjutan. Maka mulai pelajari dari keterampilan yang paling bisa kamu kuasai.

Gimana, jadi punya khazanah wawasan baru kan?

Oleh: Ryan Prasetia Budiman