Jadipunya.id – Beberapa tahun lalu saya sempat ditunjuk untuk memimpin proyek digital marketing di kantor. Pikir saya, ini adalah kesempatan untuk bekerja sekaligus belajar project management dan digital marketing.

Namun, karena saya belum familiar dengan itilah-istilah dalam project management, ada momen ketika saya merasa asing saat seorang rekan berbicara tentang satu istilahnya.

Seorang rekan bertanya, “Bagaimana hasil UAT-nya?”. Saya sempat mengernyitkan dahi sambil bertanya dalam hati, “UAT?”. Setelah menggali sangat dalam di ingatan, barulah saya menemukan bahwa UAT adalah User Acceptance Test alias uji coba.

Nah, agar situasi bingung seperti itu tidak terjadi, belajar project management itu perlu dan bisa dimulai dari mengetahui istilah-istilahnya.

Ini adalah 60 istilah yang perlu kamu tahu, agar belajar project management jadi lebih mengalir. 

Acceptance Test            

Uji coba yang dilakukan oleh klien atau pengguna akhir terhadap produk yang dipesan. Tujuannya untuk memastikan bahwa produk siap digunakan tanpa ada masalah.

Activity

Unit pekerjaan terkecil yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. Setiap activity (kegiatan) biasanya memerlukan waktu, sumber daya, atau dana.

Agile     

Istilah untuk menyebut sistem atau metode bekerja cepat yang dirancang untuk beradaptasi terhadap perubahan yang serba cepat. Anak start up atau agency biasanya akan terbiasa dengan sistem ini.

Assumption (Asumsi)   

Faktor atau hal yang dianggap benar selama proses perencanaan proyek, meskipun bukti validitasnya belum ada. Dalam project management, asumsi perlu diperhatikan dengan cermat karena dapat memengaruhi risiko dan hasil dari proyek yang dijalankan.

Authorization  

Otorisasi adalah kewenangan untuk membuat keputusan yang dihasilkan manajemen. Dalam lingkup project management yang lebih kecil, otorisasi bisa bervariasi bedasarkan kasus per kasus.

Backlog

Daftar lengkap tugas atau aktivitas yang membentuk seluruh ruang lingkup proyek. Biasanya tugas dalam backlog disusun dan dilakukan dalam urutan skala sprioritas.

Baseline

Rencana asli atau estimasi timeline, anggaran, ruang lingkup, dan tujuan proyek. Baseline penting sebagai panduan untuk membandingkan kemajuan proyek agar bisa dibuat penyesuaian.

Blocker

Secara harfiah adalah hal yang memblokir, menghambat, atau memperlambat jalannya proyek. Sebelum proyek berjalan, blocker harus diantisipasi dan dihilangkan.

Blueprint           

Dokumen yang menjelaskan program apa saja yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi. Dalam blueprint juga biasanya terdapat goals dari setiap program yang dilakukan.

Bottleneck        

Hambatan yang menyempitkan alur, kecepatan dan kapasitas suatu proyek. Misalnya, stakeholder yang memiliki terlalu banyak keinginan, atau proses yang terlalu kelebihan beban.

Baca Juga: 5 Keterampilan Project Management yang Sebaiknya Kamu Kuasai

Brainstorming  

Alat, atau bisa juga disebut proses untuk mengumpulkan banyak ide atau solusi kreatif dan menemukan yang terbaik di antaranya.

Brief     

Ini mengacu pada dokumen yang dihasilkan selama fase penyusunan konsep proyek. Bisa juga disebut sebagai dokumen yang menguraikan kebutuhan-kebutuhan.

Budget (Anggaran)        

Taksiran total biaya untuk menyelesaikan proyek. Dalam project management, biaya proyek harus dihitung sebagai jumlah total dari semua bagian, termasuk fase penyusunan, tugas, biaya operasi, tenaga kerja, dan alat lain yang dibutuhkan.

Business Requirements

Sebuah kondisi bahwa suatu produk harus bisa memuaskan, dan secara efektif dapat memenuhi tujuannya dalam bisnis.

Case Study

Studi kasus biasanya studi berbasis penelitian yang dapat membantu dalam proses pengambilan keputusan.

Change Request

Dokumen formal yang diajukan untuk meminta perubahan pada rencana proyek yang telah disetujui. Permintaan ini biasanya dibuat hanya untuk perubahan yang signifikan.

Client (Customer)

Orang atau pihak yang akan langsung mendapat manfaat dari proyek yang dilaksanakan. Tim yang terlibat dalam project management akan mengeksekusi proyek berdasarkan pada kebutuhan klien.

Collaboration   

Kolaborasi adalah proses aktif yang melibatkan setiap anggota tim dalam kegiatan proyek. Seluruh individu dituntut untuk saling bertukar informasi dan memantau kinerja proyek.

Communications Log    

Dokumen untuk melacak semua komunikasi yang berkaitan dengan pengerjaan proyek. Biasanya berisi detail komunikasinya, kapan dan di mana komunikasi terjadi, informasi apa yang dibagikan, dan hasil dari komunikasi itu. Ini berguna untuk mengantisipasi adanya kesalahpahaman di kemudian hari.

Contingency Plan

Rencana cadangan darurat yang terperinci tentang cara mengelola gangguan atau bencana yang dapat muncul dari proyek yang dijalankan.

Corrective Action

Langkah yang diambil untuk memperbaiki kinerja proyek setelah meleset dari target yang diharapkan.  Tindakan korektif ini tidak sama dengan tindakan pencegahan yang proaktif.

Critical Path Method    

Teknik permodelan untuk menjadwalkan setiap tahapan dalam proyek. Ini adalah algoritma atau perhitungan berdasarkan berapa banyak waktu yang akan dibutuhkan. Ini membantu dalam menentukan urutan tugas dan timeline untuk keseluruhan proyek.

Deliverables     

Semua proyek memiliki satu atau lebih hasil yang disampaikan selama proyek atau pada akhir proyek. Hasil ini bisa berupa produk dan/atau layanan, seperti laporan, pembaruan layanan, marketing material, atau suatu barang.

Dependencies  

Jenis ketergantungan yang menentukan hubungan antara aktivitas proyek dan urutan aktivitas mana yang terlebih dulu harus dikerjakan. Ada empat jenis ketergantungan:

• Start-to-start: Tugas sebelumnya harus sudah dimulai sebelum memulai pengerjaan tugas berikutnya.
• Finish-to-start: Tugas sebelumnya harus sudah selesai sebelum memulai pengerjaan tugas berikutnya.
• Start-to-finish: Tugas sebelumnya harus sudah dimulai sebelum menyelesaikan tugas berikutnya.
• Finish-to-finish: Tugas sebelumnya harus sudah selesai sebelum tugas berikutnya bisa diselesaikan.

Duration           

Jumlah waktu yang digunakan untuk menyelesaikan kegiatan dari awal hingga akhir.

Earned Value Management       

Cara penting untuk mengukur kinerja dan kemajuan proyek. Dihitung berdasarkan ruang lingkup proyek, timeline, dan biaya.

End-User

Orang atau pihak yang pada akhirnya akan menggunakan produk dari suatu proyek. Produk dirancang dengan menyesuaikan kebutuhan dari pengguna akhir.

Fast Tracking    

Cara untuk mempercepat kemajuan proyek dan mempersingkat timeline pengiriman. Caranya dengan melakukan beberapa tugas sekaligus atau menghapus tugas yang tidak perlu.

Forecast            

Prediksi atau estimasi status proyek di masa depan berdasarkan informasi yang tersedia.

Gantt Chart      

Grafik batang untuk menjadwalkan tugas-tugas dalam proyek. Pada grafik ini, kegiatan (pada sumbu y) diukur terhadap waktu (pada sumbu x). Dengan grafik ini, manajer proyek dapat melihat berapa lama setiap tugas akan dikerjakan, dan setiap kemajuannya bisa dipantau.

Handover

Dalam siklus sebuah proyek, handover atau serah terima adalah waktu ketika hasil diberikan kepada pengguna.

Issue Management       

Suatu cara untuk melihat dan menyelesaikan masalah. Langkah-langkahnya: memindai masalah, mengidentifikasi, menilai dan memprioritaskan, menyusun strategi, menanggapi masalah tersebut, kemudian memantau hasilnya.

Kickoff Meeting             

Pertemuan pertama di awal proyek dengan para pemangku kepentingan dan anggota tim.

Meeting Minutes           

Catatan yang diambil selama pertemuan atau rapat. Biasanya mencakup poin-poin penting bahasan (key takeaways), dan susunan langkah selanjutnya.

Milestone         

Pencapaian atau key point dalam sebuah timeline proyek. Biasanya digunakan sebagai penanda untuk menilai dan merayakan kemajuan sebuah proyek.

Mission Critical

Merujuk pada faktor apa pun yang penting untuk keberhasilan suatu proyek. Atau, bisa jadi proyek yang dijalankan itu sendiri adalah misi penting untuk keberhasilan organisasi.

Procurement

Proses mendapatkan barang, layanan atau persediaan. Dalam proyek, ini berarti mengumpulkan semua yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek.

Project Constraints       

Kendala dalam proyek, yaitu faktor-faktor yang dapat membatasi keberhasilan proyek seperti risiko, ruang lingkup, timeline, anggaran, dan masalah kualitas.

Project Life Cycle           

Siklus hidup sebuah proyek, yaitu tahapan-tahapan yang dilakukan dari mulai inisiasi hingga perencanaan, eksekusi, dan penyelesaian.

Project management Software 

Perangkat lunak yang digunakan untuk mengatur semua aspek dalam project management, mulai dari perencanaan dan alokasi sumber daya, hingga komunikasi antara para pemangku kepentingan dan anggota tim.

Project Manager            

Orang yang bertanggung jawab atas semua aspek pelaksanaan proyek. Ia terlibat dalam perencanaan (planning), inisiasi (initiation), pelaksanaan (execution), penyelesaiaan (completion), dan hasil (results) proyek tertentu.

Project Plan      

Dokumen yang dibuat sebelum proyek dijalankan. Dokumen ini disetujui oleh semua pihak. Di dalamnya berisi ruang lingkup, timeline, dan biaya proyek dan bertindak sebagai pedoman pelaksanaan.

Quality Control

Cara standar untuk memastikan bahwa suatu produk, layanan atau proyek memenuhi harapan kualitas dari klien atau end user.

Remote team   

Anggota tim yang bekerja dan berkolaborasi secara jarak jauh. Biasanya dibantu secara elektronik, dan dari berbagai lokasi yang berbeda.

Reporting          

Cara visual untuk menjelaskan status, kemajuan, atau hasil suatu proyek. Pelaporan dilakukan sepanjang siklus hidup proyek dilaksanakan. Ini membantu untuk mengelola ekspektasi dan membandingkan hasil terhadap baseline yang telah ditentukan.

Request for proposal    

Undangan resmi yang mengekspresikan minat dari perusahaan yang membutuhkan barang atau jasa.

Request for quotation  

Setelah menerima proposal, perusahaan akan mengeluarkan permintaan kutipan (quotation) bagi vendor yang terpilih. Biasanya meminta estimasi biaya secara terperinci untuk barang atau jasa tertentu.

Requirements  

Permintaan atau ketentuan yang berisi ekspektasi mengenai hasil proyek yang diinginkan oleh stakeholder atau klien.

Risk Management         

Proses mencari, mengidentifikasi, menilai, merespon, dan mengelola risiko yang dapat mempengaruhi suatu proyek.

Risk Mitigation

Strategi untuk meminimalkan kemungkinan terjadinya risiko atau dampak yang menggangu jalannya proyek. Biasanya dengan melakukan tindakan pencegahan tertentu, tergantung pada jenis risiko yang mungkin terjadi.

Scope   

Ruang lingkup, yaitu batas-batas dalam aspek proyek yang mencakup anggaran, timeline, hasil, tugas, ekspektasi, dan sebagainya.

Scrum  

Scrum adalah metode bekerja dengan cepat dan sprint pendek. Biasanya sebuah tim kecil akan fokus pada keberlangsungan pengembangan (continuous development) hasil proyek, sementara leader-nya fokus bekerja untuk menghilangkan hambatan. Scrum mirip dengan Agile Project management.

Slack    

Jumlah waktu maksimum dari tugas yang dapat ditunda sampai dengan penundaan itu mempengaruhi timeline proyek.

Sprint  

Jumlah waktu yang telah ditentukan untuk menyelesaikan satu siklus atau tugas dalam suatu proyek. Dalam Scrum dan Agile Project management, tim bekerja dalam siklus pengembangan dari sprint yang pendek.

Stakeholder      

Pihak-pihak, individu, tim, atau organisasi yang berkepentingan dan terpengaruh oleh hasil proyek.

SWOT Analysis 

SWOT singkatan dari Strengths (kekuatan), Weaknesses (kelemahan), Opportunities (peluang), dan Threats (ancaman). Project manager biasanya mengidektifikasi SWOT untuk lebih memahami potensi risiko dan peluang dari sebuah proyek.

Task Management        

Proses untuk mengelola semua tugas dalam proyek. Mulai dari mengawasi kerja tim, sampai dengan memantau timeline kerja setiap individu.

Timeline            

Rincian semua tugas dan kegiatan yang disusun dalam urutan kronologis mulai dari tanggal awal hingga akhir.

Work Breakdown Structure      

Rincian proyek yang mudah dicerna dan dibagi dalam bagian-bagian hierarki termasuk tuga-tugas di dalamnya.

Work in Progress           

Dalam project management, ini berarti tugas sedang dikerjakan, dan akan dikerjakan sesuai timeline yang telah ditentukan.

***

Selain mengetahui istilah-istilahnya, belajar project management juga bisa dibarengi dengan memperdalam keterampilan berikut:

• Keterampilan teknis
• Pengetahuan bisnis
• Pemecahan masalah
• Keterampilan interpersonal
• Kepemimpinan

Belajar project management dan mengetahui tentang keterampilannya bisa kamu baca di artikel tentang project management skills.

Gimana, jadi punya khazanah wawasan baru kan?

Oleh: Ryan Budiman

Kredit gambar dan referensi: ntaskmanager | smartsheet | trello | Unsplash (photo by Eden Constantino)